sistem otomatisasi kantor

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang beradan di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer, orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Tujuan Otomatisasi Kantor :

§  Penggabungan dan penerapan teknologi.

§  Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

§  Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

§  Otomatisasi Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

§  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan Otomatisasi kantor Masa Kini

§  Pendapatan yang Lebih Tinggi Vs Penghindaran Biaya

Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

§  Pemecahan Masalah Kelompok

Cara Otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

§  Pelengkap Bukan Pengganti

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatosasi Kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1.       Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.

2.       Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.

Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus

Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3.       Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.       Pegawai administratif

Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen

§   Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

§  Electronic Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

§  Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.

§  Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

§  Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan  peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

§  Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1)      Video satu arah dan audio satu arah

2)      Video satu arah dan audio dua arah

3)      Video dan audio dua arah

§  Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik

untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan.

§  Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

§  Video Text

Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.

§  Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

§  Desktop Publishing

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Contoh dan perbedaan  automatisasi kantor pada video conferencing yaitu :

Yahoo massenger atau yang lebih disebut YM, merupakan aplikasi singkat yang dipublikasikan oleh yahoo ini memiliki kelengkapan diantaranya bisa mengobrol (chat) lewat tool yang disedikan prosesnya sama seperti kita mengirim sms, dengan mengetikan apa yang ingin kita bicarakan ke kolom tulisan. Atau cara yang kedua kita bisa memanfaatkan camera dan vioce sebagai perantara untuk berkomunikasi.

Camfrog merupakan salah satu dari perangkat lunak pengirim pesan instan yang telah ada di dunia internet,dimana didalamnya kita bisa berinteraksi lewat text, video streaming, audio streaming dan voip.Pada Aplikasi Camfrog ini terdapat ruang (ROOM) yang di gunakan mereka untuk berkumpul dengan segala typing atau berbicara dengan cara di ketikan.Di dalam room ini hanya terdapat 1 orang yang bisa menggunakan Mic dan bisa disebut DJ atau pemegang TM(Take Mic).